”Plötsligt fick vi ta del av vad alla i teamet fokuserar på”

Våra kollegor på IT Services ser till att tekniken för hela bolaget fungerar. Deras arbete har bidragit med flera viktiga delar för våra möjligheter att jobba remote. Carl-Fredrik Asplund, System Specialist, berättar hur dagarna för deras team ser ut.

Hur skulle du beskriva en dag hos er på IT Services?

Dagarna bjuder ofta på flera överraskningar – vilket jag gillar! Vi kan starta dagen med en plan som kastas omkull direkt om ett system strular. Det ställer krav på självständighet men ger också individuella utmaningar och stor variation i tempo och komplexitet.

Ett jätteviktigt moment som dök upp i samband med att vi började jobba på distans är våra dagliga videomöten. Där tar vi upp pågående projekt och frågeställningar för att se till att vi inte jobbar runt varandra, vilket även har varit positivt vad gäller vår interna kommunikation. Plötsligt fick vi ju ta del av vad alla i teamet fokuserar på och kan anpassa prioriteringar och bolla frågor snabbare än annars.

Vad är den största utmaningen med att jobba remote?

Vi på IT känner alltid lätt ägandeskap för många av de ”problem” som uppstår. I början när de flesta i företaget skulle komma igång och jobba remote var därför vår utmaning att vissa inte kan jobba på som vanligt förrän vi har fixat eventuella problem. Då gällde det att kunna vara på snabb på bollen, ta ansvar för att allt rullar och att hålla pulsen på förändringar. Annars har vår avdelning i sig egentligen inte några knytpunkter som kräver att vi befinner oss på kontoret. Idag kan du fjärrstyra datorer oavsett plats och nås på chatt, mail, video, telefon och så vidare. Våra utmaningar blir istället att försöka hålla oss relevanta och vara proaktiva istället för reaktiva.

Vad har fungerat bättre än ni trodde att det skulle göra?

Vi har under en längre period försökt få organisationen att på ett bättre sätt använda sig av efterträdaren till Skype, Microsoft Teams, där fördelarna är att allting sker på ett ställe. Alla chattar, möten, dokument och Office-appar ligger i en och samma applikation. Vissa av våra avdelningar och projektgrupper har sedan tidigare anammat dessa funktioner som en samlingspunkt för det dagliga arbetet, medan andra avdelningar helt enkelt inte sett fördelarna med verktyget eller haft tid att förändra sitt arbetssätt. I samband med allas hemmajobb såg vi dock ett enormt uppsving i användandet, du var helt enkelt ”tvungen” att lära dig Teams för att kunna samarbeta med andra. Då gällde det för oss på IT att tidigt vara med och inspirera, tipsa och guida så att verktygen används till sin fulla grad direkt från start. Ska du ändå ändra ett arbetssätt är det lika bra att göra det ordentligt, vilket har fungerat väldigt bra. Vi tror att det här i sin tur kommer leda till att allt fler vill ha en bättre överblick över sina projekt och därmed ökar nyttjandegraden.

Hur ser ni till att hålla uppe motivationen i teamet?

För oss är det viktigt att alla i teamet får sin röst hörd och känner sig trygg i att deras åsikter och idéer spelar roll. Att ha möten varje dag ökar chansen att även de som kanske inte vanligtvis håller i talpinnen får möjligheten att dela med sig av tankar och funderingar. Även att ledningen är fortsatt transparant och har återkommande informationsmöten om bolagets situation och resa i helhet gör mycket för att komma ihåg att du är en del av någonting större. Utöver det är det ganska lätt för oss på IT att känna oss motiverade då våra roller innebär mycket kommunikation med kollegor utanför teamet. Den lättnad och tacksamhet vi får tillbaka när vi löser problem och bidrar till att någonting förändras till det bättre är motiverande i sig.

Vad är ert största fokus just nu?

Vi har fullt fokus på att effektivisera och möjliggöra en förändring på traditionella processer och system. Du ska inte behöva göra någonting fysiskt längre. Bort med papperssamhället, fysiska signaturer på dokument och ett måste att gå till kontoret för att kunna svara i telefon!

Sist men inte minst – dina bästa tips på hur jobbet hemifrån ska fungera så bra som möjligt?

1. Gör skillnad på arbetstid och egentid

I dagens situation är många tillgängliga alla timmar om dygnet. Sätt ”do not disturb”-timmar i dina chatapplikationer och ta vara på lunchpausen.

2. Se till att komma ut ur hemmet

Min PT har SMS:at mig och undrar om jag kommer tillbaka till gymmet, men för stunden får det räcka med jogging. Skaffa schyssta träningskläder för att bli lite extra inspirerad att träna. Kan även rekommendera ”Couch to Five K”-programmet om man är nybörjare i motionsdelen. Googla fram någon Youtube-video om hur du joggar korrekt också.

3. Investera i ett bra hemmakontor

Försök att sitta så ergonomiskt som möjligt – undvik att sitta hukad över en laptop med pekplatta på köksbordet, skaffa en ordentlig mus och låna hem en skärm från kontoret. Det gör mycket för hela kroppen.

 

/Carl-Fredrik Asplund
System Specialist
Carl-Fredrik.Asplund@collectorbank.se
0737210555